Poddanie sporu pod rozstrzygnięcie sądu polubownego wymaga umowy stron, w której należy wskazać przedmiot sporu lub stosunek prawny, z którego spór wynika lub może wyniknąć (tzw. zapis na sąd polubowny). Dopuszczalny jest zapis obejmujący spory z zakresu prawa pracy. Może on być dokonany jednak tylko po powstaniu sporu i wymaga zachowania formy pisemnej. Zapis na sąd polubowny zawarty w statucie lub umowie spółki wiąże wszystkich wspólników (akcjonariuszy) oraz samą spółkę, także, co do sporów dotyczących uchwał. Przed nowelizacją z 2005r tekst zapisu miał być sporządzony na piśmie i podpisany przez obie strony, co wykluczało zarówno skorzystanie z faksu i poczty elektronicznej, jak i przez przyjęcie oferty, wraz z klauzulą arbitrażową, bez jej odrębnego podpisania i zwrotnego przekazania. Nowelizacja wprowadza pewną zmianę - wymaganie, co do formy zapisu na sąd polubowny jest spełnione także wtedy, gdy zapis zamieszczony został w wymienionych między stronami pismach lub oświadczeniach złożonych za pomocą środków porozumienia się na odległość, które pozwalają utrwalić ich treść. W razie wniesienia do sądu powszechnego sprawy dotyczącej sporu objętego zapisem na sąd polubowny, sąd odrzuca pozew lub wniosek o wszczęcie postępowania nieprocesowego, jeśli pozwany lub uczestnik postępowania nieprocesowego podniósł zarzut zapisu na sąd polubowny przed wdaniem się w spór, co do istoty sprawy. Nie dotyczy to oczywiście przypadków, gdy zapis na sąd polubowny jest nieważny, bezskuteczny, niewykonalny, utraci moc lub, gdy sąd polubowny orzekł o swej niewłaściwości. Wniesienie sprawy do sądu nie stanowi, zatem przeszkody do rozpoznania sprawy przez sąd polubowny.

Zapis na sąd polubowny uregulowany jest w art. 1161 – 1168 kodeksu postępowania cywilnego.

Z analizy w/w przepisów wynika, że strony mają dużą swobodę w kształtowaniu treści zapisu, a w konsekwencji wpływ na formę i sposób rozstrzygania sporu, pod warunkiem jednak, że zasada równości stron zostanie bezwzględnie zachowana.

Nie sposób zatem opracować wzorów tych dokumentów, adekwatnych do potrzeb, wymagań i charakteru stosunków prawnych , których zapis ma dotyczyć.

Regulamin Sądu Arbitrażowego przy NIG w Nowym Tomyślu w swej zasadniczej części jest tak sformułowany, że w sytuacjach gdy przepisy ustawy mają charakter przepisów względnie obowiązujacych ten charakter zachowują one także w regulaminie.

Wzory zamieszczone poniżej są najprostszymi formułami zapisu i oznaczają, że strony w całości i bez możliwych ze swej strony modyfikacji przyjmują i poddają się zapisom regulaminu.

Takie rozwiązanie ma ten walor, że znacznie przyspieszy postępowanie prowadzące do wydania orzeczenia.

Przykład I - klauzula arbitrażowa w umowie /spór przyszły/

Przykład II - umowa o zapis na sąd polubowny /spór przyszły/

Przykład III - umowa o zapis na sąd polubowny /spór istniejący/

Jeśli jednak strony chcą mieć większy wpływ na sposób prowadzenia postępowania, mogą – przy zachowaniu zasady równości stron – odmiennie określić w zapisie swe uprawnienia czy obowiązki. (przykładowo mogą stosownie do postanowień regulaminu i przepisów ustawy wskazać prawo rządzące umową /prawo określonego państwa lub ogólne zasady prawa, albo zasady słuszności/, określić liczbę arbitrów, dokonać ich wyboru, określić język w jakim ma toczyć się postępowanie itp.)

Przykład I - klauzula arbitrażowa w umowie
klauzula_arbitrazowa_w_umowie_glownej.doc

Przykład II - umowa o zapis na sąd polubowny (spór przyszły)
umowa_o_zapis_na_s.p._sporu_przyszlego.doc

Przykład III - umowa o zapis na sąd polubowny (spór istniejący)
umowa_o_zapis_na_sad_polub._sporu_istniejacego.doc